Vous ne portez sans doute pas attention, comme la plupart des gens d’affaires, aux documents généralement écrits en tous petits caractères, à l’endos des soumissions, bons de commandes et factures provenant de vos clients, fournisseurs et sous-traitants! Mais attention, il s’agit des conditions et modalités que votre client, fournisseur ou sous-traitant vous impose et qui s’appliqueront automatiquement si vous ne réagissez pas!
Alors que l’entreprise prudente va sans doute relire les petits caractères liés à l’achat d’un équipement de production de plus de plusieurs millions de dollars en provenance d’un fournisseur, personne ne fait vraiment attention aux achats de pièces de faible valeur entrant dans la production ou encore aux commandes régulières reçues de clients. Et c’est pourtant quand tout part de travers, parfois pour une simple pièce défectueuse de quelques dollars, que l’on se met alors à regarder quelles étaient ces fameuses conditions qui déterminent les droits des deux parties face à l’achat/vente.
Le bon de commande d’un client est lui aussi accompagné fréquemment de ce type de document et peut aussi souvent causer problème, puisque beaucoup des clients importants tentent d’uniformiser leur processus d’achat et ce que contient ces documents ne va pas nécessairement dans le même sens que la transaction de vente que vous souhaitez réaliser avec ce client.
Donnons quelques exemples
- La garantie offerte par votre fournisseur et celle demandée par votre client divergent, en termes de durée et de façon de la calculer. Si vous achetez une composante en Chine, garantie un (1) an à compter de la livraison au port de Shanghai, mais que vous offrez un (1) an de garantie à votre client à compter de l’installation de l’équipement qui contient cette composante, il devient évident que la garantie offerte par le fabricant chinois sera expirée avant la vôtre.
- Le client demande dans son document une garantie de deux (2) ans alors que la vôtre est seulement d’un (1) an, ou encore, prévoit que tous les frais de transport et autres dommages subis par le client doivent être payés par vous.
- Votre client a une petite clause lui permettant de modifier les spécifications, quantités, voire même d’annuler simplement la commande après que vous ayez débuté la production ou qu’elle lui a été livrée, pouvant même vous retourner le stock à vos frais. Ce type de clause est fréquent dans des contextes de vente aux grandes surfaces.
- Le client vous impose une pénalité et des intérêts pour tout retard de livraison (« just-in-time »).
- L’incoterm indiqué dans son document prévoit une livraison DDP, alors que vous vendez normalement EXW ou FCA.
- Le document indique que le paiement sera fait net 90 jours, 5% 10 jours, alors que vous exigez le pré-paiement avant livraison et un acompte à la commande.
- Votre client se donne le droit de retenir le paiement du prix de vente qui vous est dû, en tout ou en partie, dans certaines circonstances, ou encore de se faire justice lui-même en déduisant ce paiement de sommes qu’il prétend lui être dues pour tout autre motif.
Mais attention tout particulièrement aux clauses prévoyant qu’au cas de litige, ce sont les lois de votre fournisseur ou client qui s’appliqueront et que le procès ou l’arbitrage se déroulera dans son pays, à l’exclusion de tout autre tribunal. Une commande de 10 000 $ justifiera-t-elle un procès en Chine ou en France? Si vous ne faites pas changer ces clauses dans un contexte où vous êtes l’acheteur, par exemple, vous serez aussi seul devant les tribunaux canadiens à vous défendre contre un client insatisfait du produit défectueux de votre fournisseur et devrez intenter une nouvelle poursuite à l’étranger ou en arbitrage pour vous faire indemniser, et ce, suite aux décisions rendues par les tribunaux canadiens dont la Cour Suprême du Canada. Déjà que la qualité des produits que vous achetez de l’étranger connait parfois des ratés!
« Si vous n’êtes pas d’accord avec l’une ou plusieurs des clauses générales qui vous sont proposées par un fournisseur ou encore un client, vous devez les refuser clairement et en négocier d’autres, voire imposer les vôtres. »
Si vous n’êtes pas d’accord avec l’une ou plusieurs des clauses générales qui vous sont proposées par un fournisseur ou encore un client, vous devez les refuser clairement et en négocier d’autres, voire imposer les vôtres. À vous de faire votre contre-offre, relativement à chaque document reçu, pour constituer le contrat final où il devra être clair quels termes et conditions exacts et finaux s’appliquent.
En effet, les tribunaux canadiens ont indiqué que ce n’est pas leur rôle de se substituer aux gens d’affaires, qu’ils considèrent être des gens avertis décidant volontairement de contracter ensemble. Ce sont donc aux entreprises de négocier et de convenir des clauses qui régiront chacune de leurs transactions commerciales.
Attention aussi aux clauses non spécifiquement annulées par la dernière version qui aura été échangée, car ces clauses provenant de versions antérieures et sur lesquelles vous seriez demeurés silencieux risquent de survivre!
Contrairement aux transactions isolées, lorsque vous convenez des modalités d’achat et de vente dans le cadre d’un contrat distribution, qui constitue donc le contrat qui régira de très nombreuses transactions d’achat/ vente, il est important d’y prévoir une clause indiquant que les termes de votre contrat de distribution auront préséance et ne peuvent être modifiés par des documents de vente généraux ou standard utilisés par les parties postérieurement à la signature de l’entente de distribution.
En effet, il ne faut pas par exemple qu’après la signature d’un contrat de distribution de deux ans (qui prévoit toutes les modalités de vente, livraison, paiement, garantie, etc., pour chaque commande), ces termes puissent être simplement bafoués par une simple annexe à un bon de commande reçue d’un client et auquel les préposés du service des commandes n’auront pas réagi.
Vous n’avez ni le temps ni l’énergie pour discuter de ces détails? Tel que mentionné, les tribunaux canadiens et québécois vous reprocheront votre négligence à négocier les termes et conditions que vous souhaitez et vous imposeront donc de vivre avec la documentation existante. Prenez donc quelques moments pour faire le point avec votre équipe et vous doter de mécaniques visant à revoir les textes qui vous sont envoyés, pour y trouver les pièges les plus fréquents qui vous guettent.
Pensez aussi à bâtir vos propres documents modèles, ce qui vous permettra de les proposer ou de les imposer dans vos transactions. Ce type de document doit être rédigé par un avocat spécialisé, qui saura notamment vous faire des recommandations sur ce qui peut être le plus approprié pour votre entreprise, dans un contexte plus particulièrement de commerce international.
