par Daniel Allard

Cette année, 2 millions $ seront alloués à 26 organismes francophones et acadiens du Canada pour la réalisation de projets novateurs en langue française visant l’élaboration de contenus, d’applications et de services de langue française sur Internet. « Francommunautés virtuelles », un programme d’Industrie Canada, offrira des contributions financières non remboursables représentant 50% des coûts totaux admissibles, jusqu’à concurrence de 75 000 $ pour la réalisation de projets locaux ou régionaux et de 250 000 $ pour des projets nationaux.

Dans son cas, la corporation Action Emploi - Université Laval inc. obtiendra une contribution financière pouvant atteindre un maximum de 250 000$ dans le cadre du volet national du programme pour la période 2003-2005. Cette contribution permettra le développement de portails de gestion des connaissances pour les entreprises d’entraînement (EE) francophones du Canada et la création d’une division d’entraînement virtuelle. Facto, l’entreprise d’entraînement d’Action Emploi - Université Laval, dirigera le projet en partenariat avec le Service de placement et la Faculté des sciences de l’administration (FSA) de l’Université Laval, ainsi que le Parc APTI. Le Réseau canadien des entreprises d’entraînement, deux entreprises d’entraînement œuvrant dans des communautés francophones au Canada, soit Autoglobale de Cornwall (Ontario) et BC ActiVenture de Vancouver (Colombie-Britannique), ainsi que l’entreprise MS3000 seront également partenaires.

La première entreprise d’entraînement universitaire au monde
continue d’innover

Créée par le Service de placement de l’Université Laval, la corporation Action Emploi - l’Université Laval inc. a pour objectif le développement et la gestion d’activités en vue de mieux préparer au marché de l’emploi les étudiants et les diplômés. La corporation a ainsi créé, en janvier 2000, Facto, qui devenait la première entreprise d’entraînement universitaire au monde. Facto permet à ses stagiaires d’évoluer dans un milieu conforme à la réalité d’une PME et de se voir confier des mandats identiques à ceux du monde professionnel. Suivre un stage à Facto permet de découvrir le monde des affaires au cœur d’une entreprise à l’avant-garde de la gestion du commerce électronique international. Facto possède deux divisions spécialisées dont la division télétravail qui a pour mission de développer des moyens de représentation et de commercialisation et la division multimédia qui oriente ses activités sur la production multimédia et les arts visuels. Elle offre maintenant près de 200 stages chaque année dans de nombreux domaines touchant les arts visuels, le droit, les lettres, les sciences humaines, les sciences de l’administration et les sciences et génie.

L’EE est une entreprise réelle qui simule des activités commerciales avec toutes les fonctions administratives que cela implique. Il s’agit d’une reconstitution parfaite de toutes les facettes du commerce local et international. En fait, tout est conforme à la réalité, sauf la production et les transferts d'argent, qui demeurent fictifs. Selon Marylène Robillard, agente de communication chez Facto, il existe 5000 entreprises d’entraînement réparties dans 42 pays et 40 se situent au Canada, dont 33 sont francophones.

EN SUISSE, DEVANT LE RÉSEAU EUROPEN, EN SEPTEMBRE
À l’origine, c’est grâce à une contribution de départ de 25 000$ du Fond d’aide au développement du milieu de la Caisse populaire Desjardins de l’Université Laval que le projet a pu être amorcé. Une décision que ne regrettent certainement pas ses dirigeants, qui savent maintenant que le travail accompli a déjà une portée internationale : « Nous sommes d'ailleurs supposés aller en Suisse, au mois de septembre prochain, pour présenter notre projet devant les 42 pays membres d'EUROPEN (le réseau mondial des entreprises d'entraînement) car ils ont intéressés à notre projet innovateur », expliquait Gilles Rioux, le directeur de Facto, le 9 août 2004.

L’objectif principal du projet est de permettre aux entreprises d’entraînement francophones du Canada de mieux gérer les connaissances de leur entreprise respective avec l’aide des nouvelles technologies pour augmenter leur productivité et leur efficacité. Pour atteindre sa finalité, la corporation assurera le développement d’un portail de gestion des connaissances pour chacune des entreprises d’entraînement associée au projet, soit : les deux mentionnées précédemment, auxquelles s’ajoutent Facto et le Réseau canadien. Ces portails serviront aussi de plateforme pour créer une communauté virtuelle propre à chacune des EE. On y retrouvera notamment un forum de discussion, un babillard et un service de messagerie. Aussi, la création d’un projet pilote de division d’entraînement virtuelle verra le jour. Ce volet du projet se fera en collaboration avec des chercheurs de la Faculté des sciences de l’administration de l’Université Laval et le Parc APTI. Ce dernier participera au développement d’un bureau virtuel qui reflètera la réalité d’une entreprise d’entraînement. Le projet pilote de division d’entraînement virtuelle sera structuré afin de comparer la productivité entre une EE traditionnelle et une EE virtuelle, où toutes les communications s’effectuent à distance.

Sur chacun des portails crées, la Corporation installera un compteur pour permettre de mesurer le niveau d’achalandage. La Corporation veut également produire un document pédagogique portant sur la gestion des connaissances, de même qu’un guide pour l’utilisation du portail qu’elle diffusera à toutes les entreprises d’entraînement francophones au Canada. De plus, la Corporation va créer un logiciel pour implanter un portail de gestion des connaissances et un logiciel pour implanter un bureau virtuel. Ces logiciels seront destinés aux entreprises d’entraînement qui voudront en faire l’acquisition. D’un point de vue technique, la Corporation devra aussi faire l’acquisition d’un serveur puissant pour héberger les portails et devra se procurer différents logiciels comme Windows Server, SQL Server, Mind Map, Visual Studio.

Il faut savoir que de par sa vocation, une EE connaît un taux de roulement du personnel d’environ 300% par année. En effet, l’entreprise d’entraînement accueille en moyenne une vingtaine de participants pendant un maximum de 15 à 20 semaines. Un participant quitte dès qu’il se trouve un emploi ou lorsque son nombre maximum de semaines est atteint. Les participants sont remplacés au fur et à mesure qu’ils quittent. Le processus d’intégration et d’appropriation des connaissances existantes doit se faire et se refaire à chaque fois, ce qui demande beaucoup de temps et d’énergie. Certains projets s’étalent sur plusieurs trimestres alors que d’autres reviennent de façon plus ponctuelle. De plus, les stagiaires œuvrent dans différents domaines d’études sans profiter de l’expertise des autres secteurs. Globalement, la problématique repose donc sur la perdition et la dispersion des connaissances développées et acquises par les stagiaires. La Corporation va développer des portails de gestion des connaissances qui permettront d’inclure les éléments suivants :

• Implantation d’une mémoire entrepreneuriale : dispositif structuré et dynamique d’entreposage et de gestion de l’information sur support informatique.
• Création d’une intelligence collective : réseaux virtuels de travail. Ce sont des espaces d’interaction sous forme de forums de discussion permettant à tous les participants de contribuer au développement d’un projet tout en faisant profiter leurs collègues de leur expertise.
• Création d’une communauté virtuelle : Espaces d’échange sur le portail de l’entreprise qui permettront la collaboration, le partage et l’apprentissage de façon permanente entre les anciens et les nouveaux participants. De plus, cela aura pour effet de décupler le potentiel des ressources humaines qui auront ainsi accès à un répertoire important de connaissances

ÉTABLISSEMENT D’UN RÉSEAU COMMUNAUTAIRE
Avantage non négligeable du projet, le développement de portails pour permettre aux participants (passés, actuels et futurs) des entreprises d’entraînement de partager un espace commun se traduira par la création d’une communauté virtuelle où les gens pourront être en contact. Dans une dynamique de recherche d’emploi, il a été démontré que le réseautage est un des meilleurs moyens pour les participants de se dénicher un emploi. De plus, via le portail, ces mêmes participants pourront avoir accès à un réservoir de connaissances francophones correspondant à leurs besoins dont le contenu ira en augmentant. La création d’une plateforme permettant à des gens, aux intérêts communs de pouvoir être en contact tout en ayant accès à une banque de ressources les aidant dans le développement de leur employabilité, suscitera donc la création d’un réseau communautaire qui continuera d’alimenter le réservoir des connaissances logé sur le portail. Le projet favorisera les contacts entre chercheurs d’emploi d’une même communauté. Un plus grand réseau de contact devrait se traduire par une augmentation du taux d’employabilité des participants.

En soit, cette nouvelle initiative de Facto devrait aussi créer de 4 à 5 emplois (développeurs informatiques, infographistes, coordonnateur) pour sa réalisation.

LE DÉFI : AMÉLIORER LA « GESTION DES CONNAISSANCES »
Au cours des dernières années, la gestion des connaissances s'est avérée être un enjeu majeur au sein des organisations. Elle est devenue un dispositif incontournable pour que celles-ci se transforment au rythme de leur environnement, pour qu’elles tirent le meilleur de leur expérience et de leur expertise et qu’elles deviennent des « organisations apprenantes ».

Le savoir contribue énormément au positionnement stratégique de l’entreprise. Il a maintenant une valeur économique évaluable, valorisable, et plusieurs experts considèrent la gestion des connaissances comme le seul véritable avantage compétitif qu’une organisation peut s’approprier afin de faire face à la concurrence, faisant ici référence à la façon dont une organisation crée, capture, organise, distribue et finalement augmente la valeur de ce que l'on peut appeler son capital intellectuel.

Afin de réussir le virage du savoir et de l’innovation,
les organismes, les communautés, les groupes d’intérêt doivent
nécessairement développer des environnements collaboratifs permettant
la libre circulation des informations, l’accès rapide à des moyens
de communication efficaces, la mise en valeur du savoir
et des connaissances

Qu’est-ce que la « gestion des connaissances » ? C’est un système qui vise à gérer de façon efficace les connaissances que possède une entreprise. Il s’inscrit dans une logique de collecte, de formalisation, de capitalisation, de partage et de diffusion des connaissances (tacites et explicites) propres à l’entreprise dans le but d’améliorer l’efficacité et la compétitivité de celle-ci. Et le besoin primaire justifiant l’implantation de tels systèmes est « la collaboration ». À cet égard, les environnements de collaboration en réseau de l’avenir devront intégrer un accès à des sources d’informations multiples. On réfère ici à une nouvelle génération d’outils que sont les portails, les intranets au sein desquels on retrouve notamment les fonctionnalités suivantes : un système de personnalisation des accès, des outils de gestion des communautés, l’intégration d’applications,  une organisation et une validation des documents, la publication des documents, des moteurs de recherche et des forums de discussion performants.

On peut en savoir davantage sur le programme Francommunautés virtuelles grâce au site Web :
http://francommunautes.ic.gc.ca

Sur le RCEE :
www.rcee-cpfn.ca

Sur Facto :
www.facto.ulaval.ca

Fait à Québec le 15 août 2004.